Protokolle schreiben leicht gemacht

Wer schreibt der bleibt, so lautet ein Sprichwort. Da steckt nach einiger Erfahrung einiges wahres drin. Protokolle von Meetings schreiben ist gar nicht so einfach und gerade Newcomer haben da so Ihre Probleme mit. Wer ein paar Regeln befolgt kann sich damit eine Menge Arbeit und Diskussionen sparen.Protokolle sind erst dann notwendig, wenn es im Projekt zu einer unklaren Situation kommt. Verläuft alles in Einklang und alle Parteien sind sich einig wird niemand ein Protokoll benötigen. Doch mal ehrlich – das ist in keinem echten Projekt heute der Fall. Es kommt immer wieder zu einer Situation wo die Vergangenheit reflektiert werden muss und eine gemeinsame Basis/ Situation der Vergangenheit hilfreich ist.
Was ist denn in einem solchem Protokoll eigentlich enthalten?
Aus meiner Sicht gibt es drei Kategorien von Informationen, welche Inhaltlich dokumentiert werden müssen.
1. Informationen und Ergebnisse von Diskussionen oder Absprachen. Hier wird eine Situation oder ein Status dokumentiert
2. Eine Entscheidung. Es ist wichtig wer hat die Entscheidung wann getroffen und wie lautet der genaue Wortlaut der Entscheidung. Auf welche Art und Weise wird diese Entscheidung an die Stakeholder kommuniziert.
3. Eine Aufgabe die jemandem zugewiesen wird. Zu einer Aufgabe gehört immer eine genaue Beschreibung der Aufgabe (diese kann z.B. durch SMART als Ziel beschrieben sein). Eine Aufgabe muss eine Person haben, welche für die Aufgabe Verantwortlich ist und ein Zieldatum bis wann die Aufgabe gelöst sein muss. Besondere Beachtung muss hier eine Aufgabe bekommen, die einer Person zugewiesen wird, welche an dem Meeting gar nicht teilgenommen hat. Wie wird die Person über diese Aufgabe informiert und akzeptiert diese Person diese Aufgabe? (Siehe hierzu auch SMART)
Thema "in der Kürze liegt die Würze" … auch wenn die junge Generation gern im WhatsApp Stil schreibt, so ist das in einem Protokoll hinderlich wenn hier zu kurze Stichpunkte die Situation versuchen zu beschreiben. Vollständige Sätze sind Pflicht. Das macht ein Protokoll lesbarer und verständlicher. Gibt es Rahmenparameter die hilfreich sind, sollten diese dort ebenfalls stehen.  Dabei sind kurze "knackige" Sätze besser als Schachtelsätze wo niemand mehr weiss wie der Satz begonnen hat oder worum es eigentlich geht.
Datumsangaben sind immer wieder eine Falle. Sie sollten absolut und nie relativ erfolgen. In einem Protokoll ist es hilfreich ein konkretes Datum oder eine Uhrzeit einzutragen. Rückwirkend morgen oder in einer Woche zu bestimmen sind nervig, interpretierbar und machen ein Protokoll nur unleserlich oder sogar unbrauchbar.
Referenzierungen auf Agendapunkte dienen der Lesbarkeit und sind später bei der Referenzierung sinnvoll. Eine gute Wahl ist immer eine Numerische Referenzierung (mit oder ohne Kommastelle)
Ein Protokoll ist nur dann gültig, wenn es zwischen den Parteien akzeptiert ist. Dazu muss es abgestimmt und auch bestätigt sein. Dieses kann, wenn es ein Regelmeeting ist ein fester Agendapunkt sein, oder aber durch den Verfasser mit den Parteien zeitnah nach dem Meeting erfolgen. Zu lange zu warten ist gefährlich, denn bereits nach wenigen Tagen ist die Sicht auf das Meeting bereits unterschiedlich. Je schneller ein Protokoll abgestimmt den Teilnehmern vorliegt, desto weniger Arbeit wird der Verfasser mit der Abstimmung haben.
Die Verwendung eines Formulares ist zur Vorbereitung auf ein Meeting das Protokolliert werden soll hilfreich und anzustreben. Neben den eigentlichen Tagesordnungspunkten sollten auch Datum, Uhrzeit, Ort, Anlagen, ….. in dem Protokoll enthalte sein. Werden Dokumente in dem Meeting besprochen und Protokolleinträge dazu erstellt, so sind die vollständigen Unterlagen als Anlage dem Protokoll beizufügen. Nur so wird ein Protokoll vollständig und verwertbar.

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