Heute im Blog mal etwas zum Thema Projektmanagement. Das Thema lessons learned. Im agilen Projektmanagement gibt es die sogenannte Retrospektive. Das ist ein Review und darin werden Erkenntnisse über den Projektverlauf gesammelt. Zwei der Säulen von agilem Projektmanagement sind Inspection und Adaption. Das bedeutet Erkenntnisse sammeln und in der neuen Iteration oder auch sprint genannt anwenden.

Es gibt genug Fehler auf dieser Welt, man muss die nicht mehrfach nutzen. Man darf auch gerne neue machen.

Gemachte Fehler vermeiden und im weiteren Verlauf eines Projektes Verbesserungen implementieren um gemachte Fehler zu vermeiden. Warum ist es so schwierig lessons learned durchzuführen oder warum wird es nicht genutzt?

Ich bin der Meinung, es ist gar nicht schwer. Im Kern gibt es drei entscheidende Fragen mit denen wir uns auseinandersetzen müssen.

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist weniger gut gelaufen?
  • Was können wir beim nächsten Mal verbessern?

Ich habe gute Erfahrungen gemacht wenn diese lessons learned session sich an diese drei Fragen hält und das Event timeboxed ist. Timeboxed bedeutet eine definierte feste Zeit und danach ist die Session beendet. Erfahrungsgemäß reicht ein Fenster von 15 Minuten vielfach aus.

Es geht aber auch in einer abgewandelten Form mit etwas anderen Fragen:

  1. Was waren die Ziele?
  2. Was haben wir erreicht?
  3. Warum haben wir das erreicht ?
  4. Was haben wir nicht erreicht?
  5. Warum haben wir das nicht erreicht?

Lessons Lerned V2

Die Durchführung ist am effektivsten, wenn sich das Team face2face trifft. Per Webconf geht es auch, dann sollte der Moderator ein Mind Mapping Tool verwenden und dem team wird eine höhere Disziplin abverlangt. Aber es geht ….

Bei einer face2face session sollten Moderationskarten helfen, dass jeder Teilnehmer 5 Minuten Karten zu den ersten 2 (Bei der anderen Methode 5) Fragen aufschreibt. Der Moderator macht nach 5 Minuten einen harten CUT. Jetzt werden die Karten durch die Teilnehmer vorgestellt, an die Wand geheftet und wo möglich bereits gruppiert. Die verbleibenden 5 Minuten sind dann gemeinschaftlich dazu da, die Verbesserungen aus dem Ast „was ist weniger gut gelaufen?“ zu formulieren. Ergeben sich bei den Verbesserungen mehr als 3 Karten so ist eine Piorität von 1..3 festzulegen. Mehr als 3 Verbesserungen zu implementieren ist meist nicht möglich oder wird oft gar nicht gemacht. Idealerweise wird ein Hinweis darauf gegeben, wie die Verbesserung umgesetzt werden kann.

In Scrum soll je Sprint eine Verbesserung im Folgesprint in das Sprint Backlog einfliessen.

Alle weiteren Verbesserungen sind als Gedächtnisstütze dokumentiert und sollten diese bei der nächsten Session erneut auftauchen – dann können diese eine Prio von 1 bis 3 bekommen.

Für den Moderator ist es recht leicht diese 15 Minuten zu moderieren, wenn er sich an den Ablauf hält. Das Team sollte den Ablauf kennen und nicht unvorbereitet in das Meeting kommen. Je häufiger die Gruppe solche Sessions abhält, desto effektiver werden die Meetings und um so schneller ist man durch.

Die Erfahrung zeigt, werden Lessons Learned regelmäßig gemacht und die Verbesserungen umgesetzt, wird das Team an Performance deutlich gewinnen. Lessons learned sind aber nicht nur bei agilen Methoden von Vorteil. Bei dem Einsatz in klassichen Methoden hilft es ebenfalls optimierter Unterwegs zu sein.

Die Dokumentation der Dinge, welche gut gelaufen sind, ist ebenfalls ein NICHT zu unterschätzendes Kapital. In weiteren Projektphasen kann man auf dieses Wissen zurückgreifen. In späteren Projekten helfen diese Aufzeichnungen als Basis für Planung. Sie sind also eine solide Grundlage. Nach dem Projekt ist vor dem Projekt!

Wie sind eure Erfahrungen mit Lessons Learned?